Discovery просит в судебном порядке выявить важность электронной почты
Какова ваша компания для архивирования электронной почты политики? Это записано? Разве после с письмом?
Как насчет хранения этих архивов? Это на кассетах? Разве только хранить в помещениях?
Если вы хотите получить что-то из архива, насколько эффективной и надежной является вашей системе?
Существует уже нет сомнения, что электронные письма (и мгновенные сообщения из КПК), рассматриваются бизнес-документов в определение открытие. Большинство руководителей признают, что технологии типичных ленты резервные системы может быть только полагаться на то, производят около 60 процентов данных.
Что случится, если открытие просьбе стремится все ваши переписки с компанией ABC в течение 6-месячного периода? Насколько Вы уверены, что вам нужно будет там?
На 16 ноября, структурированные Technologies, Inc (ИППП), в сочетании с Rotenburg
Первый ведущий, Кэрол Маю, рассказал о правовых вопросов и растущий объем прецедентного права, что движется управления электронной почтой, чтобы перед горелками в стратегических планах любой компании. В качестве партнера в ChamberlainD'Amanda, опыт Маю, как адвокат бизнеса, и ее опыт в области интеллектуальной собственности делают ее хорошо подходит для говорить на эту тему.
Опора на E-Mail
Мало кто станет оспаривать тот факт, что электронная почта стала критически важным во многих / большинство предприятий. И это очень легко спекулировать на различные риски, связанные с технологическим развитием. Например, 30-минутный простой в некоторых отделениях мог рисковать потерей продажи огромных масштабов. Ноутбук непреднамеренно налево на самолет может представлять угрозу безопасности в отношении контактов компании, процессов или стратегий.
В дополнение к доходу или безопасности, которые могут вызвать владелец бизнеса несколько седых волос, технологической среде современного бизнеса породила новую эпоху нормативного контроля - а вместе с ним новые учета и представление отчетности, что может сделать один вытащить несколько волосы, которые еще не поседел!
Обзор законодательства
Маю коснулся законодательные акты, направленные на защиту частной жизни человека, которые субъект бизнеса все более и более строгий учет.
Существует Грамма-Лича Блили Закон, обязывающий каждую бизнеса, доступ или использование личной финансовой информации клиента выдать заявление о конфиденциальности, который уведомляет своих клиентов как эта информация будет собираться и использоваться, Маю начал. И о медицинском страховании портативности и Акт об ответственности, обязывающий каждую бизнеса, доступ или использование защищенной информации здоровья человека, должен выдать заявление о конфиденциальности, который уведомляет таких людей как эта информация собрана и использована.
Далее она отметила, закон Сарбейнса-Оксли, в значительной степени влияет на публично торгуемых компаний (или тех, кто непосредственно связаны с публично торгуемых компаний) с целью сохранения определенных записей, а также угрожает уголовная ответственность за уничтожение или изменение отдельных записей бизнеса.
В соответствии с Федеральным правила Гражданского процессуального и Гражданского Правил процедуры в большинстве государств, участвующих в бизнес оспаривается, гражданское административные, распорядительные или судебного разбирательства необходимы для сохранения и произвести все необходимые документы и могут нести ответственность за убытки в деньгах для документа уничтожения. Это требование сохранения документов включает в себя электронные документы, такие как электронная почта или мгновенные сообщения.
Помните, что документ не должны быть приемлемым и в ходе судебного разбирательства доказательства, подпадают под требования к раскрытию информации открытия, отметил, Маю, как предостерегают от считая неприемлемым слухов или других вопросов, могут быть исключения.
Через год, поправки в Федеральные правила гражданского судопроизводства в частности решения электронного раскрытия документов вступает в силу при условии их утверждения. Хотя это было исторически приемлемого для сохранения деловой документации путем преобразования бумажных документов в микрофишах или в электронной форме, обратное утверждение не верно. Бумажную копию электронной почты или других электронных документов не может быть адекватной заменой поскольку метаданные могут иметь решающее значение для подтверждения подлинности записи.
Что такое метаданные?
Метаданные вложенных данных, что свидетельствует о дате и времени создания документа, который создал документ, маршрутизации информации и другой соответствующей информации о данных.
Метаданных в настоящее время официального вступления в Merriam-Webster словарь английского языка, объяснил Маю в своем выступлении. Он существует практически для всех электронных файлов и может быть весьма актуальным в оспариваемых судебных случаев, когда время или создание документа является критической.
Она пошла дальше приводить многочисленные решения судов, которые бы конкретно признали важность метаданных в оспариваемых судебных разбирательств.
В Армстронг В. Канцелярии президента, 1 F3d 1274 (DC Cir. 1993) rev'd по другим основаниям, 90 F3d 533 (DC Cir. 1996), в районном суде состоялось правительственных учреждений, поручил сотрудникам распечатать документ версия электронного документа без метаданных включен (чтобы показать, кто послал сообщение, кому и когда), не разумно выполнил свои обязательства по федеральному закону сохранения документа.
В Зенит Elec. Корпорация V SH-ТВ Брод Corp, 2004 WL 1631676 (ND штат Иллинойс, 19 июля 2004), суд приказал третьей стороной ответчика повторно представить документы, которые ранее производились в печатном виде в электронном формате, с тем предоставить метаданные и сделать документы более легко доступными для поиска. Кроме того, суд установил, что третьей стороной ответчика несет ответственность за расходы на производство.
Неспособность сохранить метаданные могут фактически привести к судебным санкциям, о чем свидетельствует При повторном Telxon Корпорация гл. Litig., 2004 WL 3192729 (ND Огайо, 2 июля 2004), когда аудиторская фирма не дали определенных сообщений электронной почты, метаданные и другие документы, а судья установил, что фирма не сделала хороший производства веру необходимых документов .
Правилами хранения документов
Вы испугались еще? Ты все еще думаешь, что это хорошо оставить на усмотрение ваших сотрудников, чтобы сохранить и удалить то, что они хотят в конце пользователем системы?
Очевидно, что вы подвергаются высокому риску, если это ваше текущий режим работы. Скорее всего, у вас есть план сохранения документов, которая проводилась в сети / сервера уровне. Но так ли это достаточно для того чтобы выдержать такой контроль, что иск может наложить?
Маю стал объяснять, что суды неоднократно утвержденного документа политики удержания (DRP), которые последовательно применялись и соблюдались, и отвечать следующим критериям:
DRP необходимо:
* Соблюдайте правила применимы в Вашей отрасли (например, количество лет, чтобы сохранить некоторые документы и т.д.);
* Соответствует Соответствует, при формировании прецедентного права в вашей юрисдикции;
* Будьте добросовестно выполняться (в том числе доступ);
* Будьте разработан с однократной записи, читать много возможностей времена, и
* Требуют, чтобы документ уничтожения прекратить, как только компания в разумные сроки, что иск может быть или было подтверждено.
Следите за обновлениями части 2 настоящей статьи, которая будет по-прежнему рассматриваются некоторые апробированные подходы к управлению рисками в этой технологической арене.
